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對OA軟件的思考與建議
作者：佚名 日期：2002-3-20 字體：[大] [中] [小]
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辦公自動化與其他應(yīng)用軟件在開發(fā)、推廣、應(yīng)用等方面都有許多本質(zhì)上的區(qū)別。
1．網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化革命、知識經(jīng)濟等都是信息技術(shù)革命的重要內(nèi)涵，而辦公自動化是一個涉及所有人員的應(yīng)用系統(tǒng)，重要的表現(xiàn)之一就是全員的信息技術(shù)培訓。不管你的主觀愿望如何，我們每一個人的現(xiàn)實世界都正在被信息化、數(shù)字化所包圍。
2．辦公自動化是行政辦公管理信息化，是電子政務(wù)的基礎(chǔ)，是構(gòu)架數(shù)字化政府以及數(shù)字化企業(yè)的基礎(chǔ)。是基礎(chǔ)就不可逾越，是基礎(chǔ)就必須牢固，就必須具有可持續(xù)發(fā)展的特征。
3．行政辦公管理信息化包含行政辦公的所有信息，把辦公自動化定義為信息技術(shù)革命的全員信息技術(shù)培訓，其重要意義在于培訓，而培訓的目的是教會學習者如何使用，最好的培訓方法是由淺入深，簡單易學，所以辦公自動化應(yīng)該是以最大應(yīng)用范圍的最小應(yīng)用系統(tǒng)為主。
4．辦公自動化的屬性決定了它的性質(zhì)，它屬于應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)的主要目的是應(yīng)用，應(yīng)用系統(tǒng)只有應(yīng)用才有價值，所以應(yīng)用系統(tǒng)是用出來的，而不是買來的。系統(tǒng)設(shè)計出來盡管還不完善、不全面，還有許多問題和不足，但只要使用它，就可以發(fā)現(xiàn)問題并對其逐步加以完善和改進。
5．由于利益的驅(qū)動，有的政府部門各自為政，缺乏整體考慮和長遠規(guī)劃。有些大的部門由于能力、資金等諸多因素的考慮，把本應(yīng)該屬于全局的系統(tǒng)，卻在管理上放任自流，任其發(fā)展，結(jié)果下屬部門紛紛搞起自己的應(yīng)用系統(tǒng)。他們忽略了在我們的行政辦公系統(tǒng)中，凡是具有全局性質(zhì)的業(yè)務(wù)必須由上一級主管部門制定規(guī)則，統(tǒng)一管理，否則這個部門就失去了行政管理的能力。建立全局性質(zhì)的信息管理系統(tǒng)必須有主管部門參與和由主管部門領(lǐng)導，這就是“三網(wǎng)一庫”的基本內(nèi)涵。系統(tǒng)的放任自流是最大的浪費，到了想統(tǒng)一管理的時候卻要付出加倍的代價，這種教訓難道還少嗎？，我們不希望大家做事情時，出現(xiàn)低水平的重復和犯同樣的錯誤。
6．辦公自動化與其他應(yīng)用軟件的不同點是：有些應(yīng)用軟件可以根據(jù)自己的應(yīng)用特點進行設(shè)計。例如，人事管理、財務(wù)管理等，由于它的應(yīng)用對象決定它的應(yīng)用范圍，它可以在原應(yīng)用單位重組和改造的范圍內(nèi)加以推廣。而辦公自動化的應(yīng)用對象及應(yīng)用范圍不可能對單位進行任何重組和改造，只能針對其對象的應(yīng)用特點進行設(shè)計，這也就是為什么把辦公自動化定義為全員信息技術(shù)培訓的道理，也就是它的魅力所在。
7．辦公自動化是電子政務(wù)的基礎(chǔ)，這一點毋庸置疑，如果是政府部門，那么它的要求就應(yīng)該具有政府部門的職能和權(quán)利，所以辦公自動化最基本的要求和現(xiàn)實行政辦公一樣，具有“確保辦公信息的嚴肅性、權(quán)威性和不可抵賴性”、“確保辦公信息的安全、完整、真實、準確、智能、實時管理和利用”的特點和要求。否則這個單位的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)作為電子政務(wù)的基礎(chǔ)就是不牢固的。
8．確保辦公信息成功的最基本條件是：組織機構(gòu)、工作角色、用戶名等基本要素的安全。只有這樣，組織機構(gòu)、領(lǐng)導角色和用戶名才不會被冒用，行政辦公的基本權(quán)利才不會受侵害，做不到這一點，電子政務(wù)的基礎(chǔ)只能是一盤散沙。
9．作為辦公信息的重要組成部分——文件系統(tǒng)，其安全性及可靠性是辦公自動化最為重要的組成部分。如果辦公自動化的主體信息載體“文件”，存在各種安全隱患，而這種安全隱患不僅來自系統(tǒng)管理本身，還可能來自系統(tǒng)管理員，那么作為應(yīng)用系統(tǒng)的使用者對系統(tǒng)的信心將會大打折扣。所以，文件除了本身具有的各種日志外，還應(yīng)具有文件修改過程的日志以及強制性的修改信息記錄，以及對系統(tǒng)管理員職責的履行記錄。
優(yōu)秀的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)是什么樣的？
在行政辦公管理過程中，最有效地利用現(xiàn)代的科技思想、管理方法、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進的設(shè)備，實現(xiàn)辦公過程和結(jié)果的信息化、數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，確保辦公信息的嚴肅性、權(quán)威性和不可抵賴性。
按行政辦公管理的特點劃分，目前成功的范例可分為：
1．對行政辦公管理結(jié)果的管理。如：國務(wù)院辦公廳辦公自動化系統(tǒng)、中聯(lián)部辦公自動化系統(tǒng)。其特點是將各種辦公信息的結(jié)果——各類文件管理起來，提供行政辦公管理人員參閱。主要使用以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為主的軟件平臺。
2．對行政辦公管理過程和結(jié)果的管理。如：農(nóng)業(yè)部辦公自動化系統(tǒng)、青島市政府辦公自動化系統(tǒng)。其特點是將各種辦公信息的過程和結(jié)果管理起來。文檔一體，不僅記錄文件產(chǎn)生的過程而且記錄文件修改的過程，確保辦公過程和結(jié)果被完整真實地記錄下來。
綜上所述，只要妥善地解決軟件供應(yīng)商和軟件開發(fā)商中存在的問題，提高軟件用戶的應(yīng)用意識和技術(shù)素質(zhì)，努力創(chuàng)造出更有利于辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的環(huán)境和條件，加強辦公自動化軟件和系統(tǒng)的管理，我國辦公自動化應(yīng)用水平邁上一個新臺階將指日可待.